O que é Automação de Processos?
A automação de processos é o ato de substituir humanos por máquinas ao executar uma sequência de atividades.
Normalmente, esse termo é usado em um contexto de negócios para descrever a automação de processos de uma empresa, a partir do qual os programas ou softwares executam um conjunto de atividades dentro da empresa moderna.
Dessa maneira, as possibilidades da automação de processos são muito diversas, visto que muitas empresas começam automatizando processos simples de suporte ou de departamentos, como captura de dados e aprovação de despesas.
Enquanto isso, outras automatizam atividades mais complexas e multifuncionais, usando tecnologias avançadas para lidar com processos de negócios essenciais, orientados a eventos e essenciais.
Para tal, você pode usar softwares de automação de processos, robôs de software (ou bots), bem como scripts de softwares, para automatizar aspectos do seu negócio de várias maneiras.
Nesse sentido, um exemplo simples é o envio automático de consultas de clientes para o prestador de serviço correto. Ainda nesse tema, um exemplo mais complexo é o uso de IA para criar uma pequena lista de candidatos para uma vaga aberta.
Exemplos de Automação de Processos
A automação de processos funciona melhor em atividades de escala. Em outras palavras, quanto maior, mais demorada e difícil for uma tarefa, maior será a oportunidade de se beneficiar de sua automação.
Portanto, é improvável que uma empresa automatize uma atividade individual ou um processo de pequena escala.
Segue alguns exemplos de uso de automação de processos que mostram sua ampla variedade:
- Processos contábeis e financeiros;
- Agendamento e reagendamento de consultas;
- Contratos e formulários de permissão;
- Recolha de dados, análise e avaliação de risco;
- Gerenciamento de documentos;
- E-mail marketing e mídias sociais;
- Cadastro de RH e integração de novos contratados;
- Processamento e atendimento de pedidos;
- Gestão de desempenho;
- Cadastro e matrícula de alunos;
- Controle de tempo ou presença.
Benefícios da Automação de Processos
A automação de processos é uma técnica poderosa, que pode ser aplicada em partes ou de forma integrada. Isso pois, ela oferece uma série de resultados positivos para qualquer empresa que a implemente corretamente. Entre eles:
Maior produtividade
A automação de processos é um meio fundamental para aumentar a eficiência nas organizações, dado que ela tira as tarefas manuais e demoradas das pessoas. Além disso, ela também integra vários processos em um único fluxo de trabalho. Dessa maneiro, é possível remover gargalos e aumentar muito a produtividade dos negócios.
Maior agilidade
Automatizar a coleta, integração e síntese de dados, principalmente para grandes volumes de informações, pode tornar a tomada de decisões mais rápida e fundamentada.
Melhor experiência do cliente
Com processos simplificados, as consultas podem ser organizadas e respondidas rapidamente e em maior escala. Dessa forma, abordagens modernas para gerenciar a experiência do cliente introduzem recursos como chatbots nas principais etapas do processo. Logo, o cliente consegue chegar ao próximo estágio de maneira mais rápida, sem assistência humana.
Maior conformidade
Com a automação, todos os processos são realizados com precisão e regularidade. Assim, nenhuma etapa de um processo é perdida ou esquecida. Em todo caso, seja relacionado a políticas e padrões internos ou a regulamentações externas, a automação de processos pode ajudar a aumentar a conformidade.
Custos reduzidos
As empresas podem usar a automação de processos para digitalizar e padronizar processos. Nesse sentido, isso se aplica particularmente a tarefas repetitivas e intensivas em humanos. Segundo a Forrester, esta ferramenta tem o potencial de reduzir os custos operacionais em até 90%.
Melhor utilização da equipe
A eliminação de tarefas tediosas e repetitivas permite que os funcionários redirecionem seu tempo para atividades que agregam mais valor ao negócio. Portanto, eles terão taxas mais altas de satisfação, enquanto melhoram os resultados de negócios.
Menos erros
Errar um pedido ou ter um endereço incorreto são problemas que podem ser resolvidos. No entanto, todos estes ocupam um tempo valioso. Além disso, se esses problemas começarem a afetar os clientes, eles podem impactar negativamente todo o negócio. Dessa forma, a automação de processos pode minimizar a chance de erros humanos e reduzir a quantidade de retrabalho desnecessário.
Como automatizar processos?
Como todas as mudanças, a automação requer planejamento e estratégia. Nesse sentido, confira algumas dicas para implementá-lo em sua empresa!
Planeje a Automação
Após o planejamento inicial, mapeie todos os processos internos, principalmente aqueles que são ineficazes e podem ser melhorados. Nesta fase, é importante:
É muito comum, por exemplo, descentralizar as informações na empresa, o que exige acesso a diversas fontes de dados, aumentando o trabalho manual e o tempo gasto. Desse modo, essa descentralização leva a uma má utilização do capital humano, que pode ser mais bem aproveitado pela empresa.
Assim, durante o planejamento, é importante ter em mente a necessidade de identificar quais processos podem ser automatizados para otimizar recursos, principalmente tempo e esforços.
Mapeie os processos
Antes de qualquer mudança, é importante planejar. Nesta fase, é fundamental pensar nos processos e analisá-los. Dessa forma, é possível ter uma visão geral do negócio, identificar gargalos e melhorias que podem ser feitas para otimizar recursos.
- Identificar se os colaboradores precisam consultar diversas fontes de informação de forma recorrente;
- Listar quaisquer tarefas duplicadas realizadas, bem como aquelas que são realizadas manualmente desnecessariamente;
- Listar processos que são interrompidos pela ausência de um profissional específico na empresa.
Com o mapeamento de processos, você consegue identificar os pontos que podem ser melhorados, principalmente reduzindo as tarefas manuais e aproveitando melhor o capital humano.
Comece pelos processos mais simples
A automação de processos em qualquer empresa deve ser feita de forma gradual. Assim, deve-se começar com tarefas mais simples, como aquelas excessivamente manuais e repetitivas, nas quais o trabalho humano tem pouco valor agregado.
Crie uma cultura de automação
O sucesso das mudanças também depende do engajamento dos colaboradores. Portanto, crie uma cultura de automação de processos na empresa, conscientizando os profissionais de que as mudanças não afetarão suas funções, mas facilitarão suas tarefas e auxiliarão no crescimento da empresa.
Ademais, lembre-se que as mudanças levam tempo e precisam ser monitoradas para identificar as melhorias que podem ser feitas. Assim, é importante ser paciente, afinal, a automação depende da adaptação de todos os envolvidos.
No mais, para que tudo seja feito da melhor forma, o ideal é contar com a ajuda de uma empresa especializada em automação de processos que tenha profissionais que possam entender a realidade do seu negócio e apresentar as melhores soluções, capazes de proporcionar a otimização dos resultados da sua empresa.
Assim, antes de começar com a automatização de processos, o mais indicado é ter um planejamento específico para isso, de preferência, contando com uma consultoria especializada no assunto.
Entre em contato com a FGV Jr. e garanta a melhor consultoria para o planejamento do seu negócio!
Tags
O que é Automação de Processos?
A automação de processos é o ato de substituir humanos por máquinas ao executar uma sequência de atividades.
Normalmente, esse termo é usado em um contexto de negócios para descrever a automação de processos de uma empresa, a partir do qual os programas ou softwares executam um conjunto de atividades dentro da empresa moderna.
Dessa maneira, as possibilidades da automação de processos são muito diversas, visto que muitas empresas começam automatizando processos simples de suporte ou de departamentos, como captura de dados e aprovação de despesas.
Enquanto isso, outras automatizam atividades mais complexas e multifuncionais, usando tecnologias avançadas para lidar com processos de negócios essenciais, orientados a eventos e essenciais.
Para tal, você pode usar softwares de automação de processos, robôs de software (ou bots), bem como scripts de softwares, para automatizar aspectos do seu negócio de várias maneiras.
Nesse sentido, um exemplo simples é o envio automático de consultas de clientes para o prestador de serviço correto. Ainda nesse tema, um exemplo mais complexo é o uso de IA para criar uma pequena lista de candidatos para uma vaga aberta.
Exemplos de Automação de Processos
A automação de processos funciona melhor em atividades de escala. Em outras palavras, quanto maior, mais demorada e difícil for uma tarefa, maior será a oportunidade de se beneficiar de sua automação.
Portanto, é improvável que uma empresa automatize uma atividade individual ou um processo de pequena escala.
Segue alguns exemplos de uso de automação de processos que mostram sua ampla variedade:
- Processos contábeis e financeiros;
- Agendamento e reagendamento de consultas;
- Contratos e formulários de permissão;
- Recolha de dados, análise e avaliação de risco;
- Gerenciamento de documentos;
- E-mail marketing e mídias sociais;
- Cadastro de RH e integração de novos contratados;
- Processamento e atendimento de pedidos;
- Gestão de desempenho;
- Cadastro e matrícula de alunos;
- Controle de tempo ou presença.
Benefícios da Automação de Processos
A automação de processos é uma técnica poderosa, que pode ser aplicada em partes ou de forma integrada. Isso pois, ela oferece uma série de resultados positivos para qualquer empresa que a implemente corretamente. Entre eles:
Maior produtividade
A automação de processos é um meio fundamental para aumentar a eficiência nas organizações, dado que ela tira as tarefas manuais e demoradas das pessoas. Além disso, ela também integra vários processos em um único fluxo de trabalho. Dessa maneiro, é possível remover gargalos e aumentar muito a produtividade dos negócios.
Maior agilidade
Automatizar a coleta, integração e síntese de dados, principalmente para grandes volumes de informações, pode tornar a tomada de decisões mais rápida e fundamentada.
Melhor experiência do cliente
Com processos simplificados, as consultas podem ser organizadas e respondidas rapidamente e em maior escala. Dessa forma, abordagens modernas para gerenciar a experiência do cliente introduzem recursos como chatbots nas principais etapas do processo. Logo, o cliente consegue chegar ao próximo estágio de maneira mais rápida, sem assistência humana.
Maior conformidade
Com a automação, todos os processos são realizados com precisão e regularidade. Assim, nenhuma etapa de um processo é perdida ou esquecida. Em todo caso, seja relacionado a políticas e padrões internos ou a regulamentações externas, a automação de processos pode ajudar a aumentar a conformidade.
Custos reduzidos
As empresas podem usar a automação de processos para digitalizar e padronizar processos. Nesse sentido, isso se aplica particularmente a tarefas repetitivas e intensivas em humanos. Segundo a Forrester, esta ferramenta tem o potencial de reduzir os custos operacionais em até 90%.
Melhor utilização da equipe
A eliminação de tarefas tediosas e repetitivas permite que os funcionários redirecionem seu tempo para atividades que agregam mais valor ao negócio. Portanto, eles terão taxas mais altas de satisfação, enquanto melhoram os resultados de negócios.
Menos erros
Errar um pedido ou ter um endereço incorreto são problemas que podem ser resolvidos. No entanto, todos estes ocupam um tempo valioso. Além disso, se esses problemas começarem a afetar os clientes, eles podem impactar negativamente todo o negócio. Dessa forma, a automação de processos pode minimizar a chance de erros humanos e reduzir a quantidade de retrabalho desnecessário.
Como automatizar processos?
Como todas as mudanças, a automação requer planejamento e estratégia. Nesse sentido, confira algumas dicas para implementá-lo em sua empresa!
Planeje a Automação
Após o planejamento inicial, mapeie todos os processos internos, principalmente aqueles que são ineficazes e podem ser melhorados. Nesta fase, é importante:
É muito comum, por exemplo, descentralizar as informações na empresa, o que exige acesso a diversas fontes de dados, aumentando o trabalho manual e o tempo gasto. Desse modo, essa descentralização leva a uma má utilização do capital humano, que pode ser mais bem aproveitado pela empresa.
Assim, durante o planejamento, é importante ter em mente a necessidade de identificar quais processos podem ser automatizados para otimizar recursos, principalmente tempo e esforços.
Mapeie os processos
Antes de qualquer mudança, é importante planejar. Nesta fase, é fundamental pensar nos processos e analisá-los. Dessa forma, é possível ter uma visão geral do negócio, identificar gargalos e melhorias que podem ser feitas para otimizar recursos.
- Identificar se os colaboradores precisam consultar diversas fontes de informação de forma recorrente;
- Listar quaisquer tarefas duplicadas realizadas, bem como aquelas que são realizadas manualmente desnecessariamente;
- Listar processos que são interrompidos pela ausência de um profissional específico na empresa.
Com o mapeamento de processos, você consegue identificar os pontos que podem ser melhorados, principalmente reduzindo as tarefas manuais e aproveitando melhor o capital humano.
Comece pelos processos mais simples
A automação de processos em qualquer empresa deve ser feita de forma gradual. Assim, deve-se começar com tarefas mais simples, como aquelas excessivamente manuais e repetitivas, nas quais o trabalho humano tem pouco valor agregado.
Crie uma cultura de automação
O sucesso das mudanças também depende do engajamento dos colaboradores. Portanto, crie uma cultura de automação de processos na empresa, conscientizando os profissionais de que as mudanças não afetarão suas funções, mas facilitarão suas tarefas e auxiliarão no crescimento da empresa.
Ademais, lembre-se que as mudanças levam tempo e precisam ser monitoradas para identificar as melhorias que podem ser feitas. Assim, é importante ser paciente, afinal, a automação depende da adaptação de todos os envolvidos.
No mais, para que tudo seja feito da melhor forma, o ideal é contar com a ajuda de uma empresa especializada em automação de processos que tenha profissionais que possam entender a realidade do seu negócio e apresentar as melhores soluções, capazes de proporcionar a otimização dos resultados da sua empresa.
Assim, antes de começar com a automatização de processos, o mais indicado é ter um planejamento específico para isso, de preferência, contando com uma consultoria especializada no assunto.
Entre em contato com a FGV Jr. e garanta a melhor consultoria para o planejamento do seu negócio!
Tags
O que é Automação de Processos?
A automação de processos é o ato de substituir humanos por máquinas ao executar uma sequência de atividades.
Normalmente, esse termo é usado em um contexto de negócios para descrever a automação de processos de uma empresa, a partir do qual os programas ou softwares executam um conjunto de atividades dentro da empresa moderna.
Dessa maneira, as possibilidades da automação de processos são muito diversas, visto que muitas empresas começam automatizando processos simples de suporte ou de departamentos, como captura de dados e aprovação de despesas.
Enquanto isso, outras automatizam atividades mais complexas e multifuncionais, usando tecnologias avançadas para lidar com processos de negócios essenciais, orientados a eventos e essenciais.
Para tal, você pode usar softwares de automação de processos, robôs de software (ou bots), bem como scripts de softwares, para automatizar aspectos do seu negócio de várias maneiras.
Nesse sentido, um exemplo simples é o envio automático de consultas de clientes para o prestador de serviço correto. Ainda nesse tema, um exemplo mais complexo é o uso de IA para criar uma pequena lista de candidatos para uma vaga aberta.
Exemplos de Automação de Processos
A automação de processos funciona melhor em atividades de escala. Em outras palavras, quanto maior, mais demorada e difícil for uma tarefa, maior será a oportunidade de se beneficiar de sua automação.
Portanto, é improvável que uma empresa automatize uma atividade individual ou um processo de pequena escala.
Segue alguns exemplos de uso de automação de processos que mostram sua ampla variedade:
- Processos contábeis e financeiros;
- Agendamento e reagendamento de consultas;
- Contratos e formulários de permissão;
- Recolha de dados, análise e avaliação de risco;
- Gerenciamento de documentos;
- E-mail marketing e mídias sociais;
- Cadastro de RH e integração de novos contratados;
- Processamento e atendimento de pedidos;
- Gestão de desempenho;
- Cadastro e matrícula de alunos;
- Controle de tempo ou presença.
Benefícios da Automação de Processos
A automação de processos é uma técnica poderosa, que pode ser aplicada em partes ou de forma integrada. Isso pois, ela oferece uma série de resultados positivos para qualquer empresa que a implemente corretamente. Entre eles:
Maior produtividade
A automação de processos é um meio fundamental para aumentar a eficiência nas organizações, dado que ela tira as tarefas manuais e demoradas das pessoas. Além disso, ela também integra vários processos em um único fluxo de trabalho. Dessa maneiro, é possível remover gargalos e aumentar muito a produtividade dos negócios.
Maior agilidade
Automatizar a coleta, integração e síntese de dados, principalmente para grandes volumes de informações, pode tornar a tomada de decisões mais rápida e fundamentada.
Melhor experiência do cliente
Com processos simplificados, as consultas podem ser organizadas e respondidas rapidamente e em maior escala. Dessa forma, abordagens modernas para gerenciar a experiência do cliente introduzem recursos como chatbots nas principais etapas do processo. Logo, o cliente consegue chegar ao próximo estágio de maneira mais rápida, sem assistência humana.
Maior conformidade
Com a automação, todos os processos são realizados com precisão e regularidade. Assim, nenhuma etapa de um processo é perdida ou esquecida. Em todo caso, seja relacionado a políticas e padrões internos ou a regulamentações externas, a automação de processos pode ajudar a aumentar a conformidade.
Custos reduzidos
As empresas podem usar a automação de processos para digitalizar e padronizar processos. Nesse sentido, isso se aplica particularmente a tarefas repetitivas e intensivas em humanos. Segundo a Forrester, esta ferramenta tem o potencial de reduzir os custos operacionais em até 90%.
Melhor utilização da equipe
A eliminação de tarefas tediosas e repetitivas permite que os funcionários redirecionem seu tempo para atividades que agregam mais valor ao negócio. Portanto, eles terão taxas mais altas de satisfação, enquanto melhoram os resultados de negócios.
Menos erros
Errar um pedido ou ter um endereço incorreto são problemas que podem ser resolvidos. No entanto, todos estes ocupam um tempo valioso. Além disso, se esses problemas começarem a afetar os clientes, eles podem impactar negativamente todo o negócio. Dessa forma, a automação de processos pode minimizar a chance de erros humanos e reduzir a quantidade de retrabalho desnecessário.
Como automatizar processos?
Como todas as mudanças, a automação requer planejamento e estratégia. Nesse sentido, confira algumas dicas para implementá-lo em sua empresa!
Planeje a Automação
Após o planejamento inicial, mapeie todos os processos internos, principalmente aqueles que são ineficazes e podem ser melhorados. Nesta fase, é importante:
É muito comum, por exemplo, descentralizar as informações na empresa, o que exige acesso a diversas fontes de dados, aumentando o trabalho manual e o tempo gasto. Desse modo, essa descentralização leva a uma má utilização do capital humano, que pode ser mais bem aproveitado pela empresa.
Assim, durante o planejamento, é importante ter em mente a necessidade de identificar quais processos podem ser automatizados para otimizar recursos, principalmente tempo e esforços.
Mapeie os processos
Antes de qualquer mudança, é importante planejar. Nesta fase, é fundamental pensar nos processos e analisá-los. Dessa forma, é possível ter uma visão geral do negócio, identificar gargalos e melhorias que podem ser feitas para otimizar recursos.
- Identificar se os colaboradores precisam consultar diversas fontes de informação de forma recorrente;
- Listar quaisquer tarefas duplicadas realizadas, bem como aquelas que são realizadas manualmente desnecessariamente;
- Listar processos que são interrompidos pela ausência de um profissional específico na empresa.
Com o mapeamento de processos, você consegue identificar os pontos que podem ser melhorados, principalmente reduzindo as tarefas manuais e aproveitando melhor o capital humano.
Comece pelos processos mais simples
A automação de processos em qualquer empresa deve ser feita de forma gradual. Assim, deve-se começar com tarefas mais simples, como aquelas excessivamente manuais e repetitivas, nas quais o trabalho humano tem pouco valor agregado.
Crie uma cultura de automação
O sucesso das mudanças também depende do engajamento dos colaboradores. Portanto, crie uma cultura de automação de processos na empresa, conscientizando os profissionais de que as mudanças não afetarão suas funções, mas facilitarão suas tarefas e auxiliarão no crescimento da empresa.
Ademais, lembre-se que as mudanças levam tempo e precisam ser monitoradas para identificar as melhorias que podem ser feitas. Assim, é importante ser paciente, afinal, a automação depende da adaptação de todos os envolvidos.
No mais, para que tudo seja feito da melhor forma, o ideal é contar com a ajuda de uma empresa especializada em automação de processos que tenha profissionais que possam entender a realidade do seu negócio e apresentar as melhores soluções, capazes de proporcionar a otimização dos resultados da sua empresa.
Assim, antes de começar com a automatização de processos, o mais indicado é ter um planejamento específico para isso, de preferência, contando com uma consultoria especializada no assunto.
Entre em contato com a FGV Jr. e garanta a melhor consultoria para o planejamento do seu negócio!
